Lexware CRM: was Lexware selbst kann und wie Sie ein CRM anbinden

Ein eigenständiges CRM-Programm bietet Lexware heute nicht an; ein Lexware CRM im Sinne einer Vertriebssoftware suchen Sie also vergeblich. Lexware Office, früher lexoffice, bringt einen Kontaktmanager mit, der Kunden, Notizen und Aufgaben verwaltet, aber keinen Vertriebsprozess abbildet. Wer Leads, Verkaufschancen und Pipeline-Phasen steuern will, bindet ein CRM an: über eine Partner-Erweiterung, eine Automatisierungsplattform oder eine eigene Anbindung über die Programmierschnittstelle, die es nur im größten Tarif gibt. Stand dieses Beitrags: 12. Oktober 2026.

Dieser Beitrag ist der Einstieg in das Thema. Er klärt, was Lexware selbst an Kundenverwaltung mitbringt, ab wann ein CRM sinnvoll wird und worauf Sie bei der Verbindung achten. Die technischen Einzelheiten stehen in eigenen Artikeln, auf die wir an der passenden Stelle verweisen, etwa für die Rechnungsstellung aus dem CRM heraus.

Gibt es ein Lexware CRM?

Nein, nicht als eigenes Programm. Lexware hat früher mit dem Lexware Kundenmanager ein CRM für Windows verkauft; das Software-Verzeichnis bei heise führt es als Version 2015 und beschreibt es als „umfangreiches CRM-Tool für Unternehmen"; der Eintrag wurde zuletzt im Januar 2023 aktualisiert. Die frühere Shop-Adresse dieses Programms antwortet heute mit einem Fehler, und die Produktübersicht im Lexware-Shop nennt bei unserem Abruf am 12. Oktober 2026 unter anderem Lexware Office, buchhaltung, lohn+gehalt, faktura+auftrag, warenwirtschaft und financial office, aber kein CRM-Programm. Eine offizielle Ankündigung, wann der Verkauf endete, haben wir nicht gefunden.

Was es gibt, ist Kundenverwaltung innerhalb der Buchhaltungsprogramme. In Lexware Office heißt sie Kontaktmanager, in Werbetexten auch Kundenmanager. Bei der Lexware warenwirtschaft für den Desktop gehört laut Produktseite eine Kunden- und Lieferantenverwaltung zum Funktionsumfang; dieselbe Seite nennt zusätzlich eine eingebaute Schnittstelle zu einem CRM des Herstellers cobra. Wer also nach „Lexware Office CRM" sucht, findet eine Kundenkartei mit Verlauf, kein Vertriebswerkzeug.

Was kann der Kontaktmanager in Lexware Office?

Er sammelt laut Lexware-Hilfe zum Kontaktmanager „alle Infos, Notizen und Dokumente zu deinen Kunden und Lieferanten an einem Ort". Dazu gehören eine Kundenhistorie, Notizen und Kommentare zu Rechnungen und Angeboten, Aufgaben mit Erinnerung, mehrere Ansprechpartner je Firma und Gruppen, nach denen Sie Kontakte etwa Projekten zuordnen. Inhalte lassen sich mit dem Team teilen, Kundennummern vergibt das Programm automatisch oder von Hand. Wie viel davon Sie bekommen, hängt am Tarif.

Die Vergleichstabelle auf der Lexware-Preisseite führt dafür einen eigenen Abschnitt „Kunden, Lieferanten & CRM". Bei unserem Abruf am 12. Oktober 2026 waren die Funktionen so verteilt. Die Preise verstehen sich ohne Umsatzsteuer und ohne das optional hinzubuchbare Modul für Lohn und Gehalt:

Die ersten drei Monate kosten laut derselben Seite die Hälfte. Beim Tarif S widersprechen sich die Lexware-Seiten: Die Funktionsseite zum Kundenmanager schreibt, in den Versionen S, M und L verwalte man „Aufgaben, Erinnerungen, Tags und Notizen", die Preistabelle führt diese Funktionen erst ab M. Wer mit S plant, lässt sich das vom Lexware-Support bestätigen. Sicher ist: Rechnungen und Angebote schreiben Sie laut Preisseite erst ab M. Einig sind sich beide Seiten beim Tarif XL: Nur dort können Sie Dateien an der Kundenakte ablegen, und Umsatzstatistiken und Reports gibt es ebenfalls nur im größten Tarif.

Ab wann reicht die Kundenverwaltung in Lexware nicht mehr?

Sobald Sie Verkaufschancen steuern statt Kunden nachschlagen wollen. Der Kontaktmanager ist rückwärts gerichtet: Er zeigt, was mit einem Kunden geschehen ist, welche Belege es gibt und was noch offen ist. In der Funktionsliste fehlt alles, was einen Vertriebsprozess vorwärts abbildet: Leads, die noch keine Kunden sind, Verkaufschancen mit Wert und Wahrscheinlichkeit, Pipeline-Phasen, Prognosen und automatische Erinnerungen, wenn ein Angebot liegen bleibt. Aufgaben und Erinnerungen gibt es zwar, sie hängen aber am Kontakt, nicht an einer Verkaufschance mit Wert und Phase.

Lexware führt CRM selbst als eigene Kategorie der Partner-Erweiterungen. In der Übersicht über das Lexware-Office-Ökosystem heißt es dazu, dort organisieren Sie „Kunden, Leads und Vertriebsaktivitäten im CRM", und über Schnittstellen entstehen Angebote und Rechnungen in Lexware Office. Die Arbeitsteilung ist damit klar: Das CRM führt den Vertrieb bis zum Abschluss, die Buchhaltung übernimmt ab dem Beleg.

Für ein Einzelunternehmen mit wenigen Stammkunden kann der Kontaktmanager trotzdem genügen. Das Signal zum Wechsel ist meist ein zweiter Mensch im Vertrieb: Notizen lassen sich im Kontaktmanager zwar mit dem Team teilen, aber spätestens dann muss auf einen Blick sichtbar sein, wer welches Angebot verfolgt und wie weit es ist. Ob die Rechnung danach im CRM oder in der Buchhaltung entsteht, ist eine eigene Entscheidung; wir haben sie in Faktura im CRM oder angebunden durchgespielt.

Wie wird ein CRM für Lexware angebunden?

Vier Wege kommen infrage, und sie unterscheiden sich vor allem darin, welchen Lexware-Office-Tarif Sie brauchen und wer die Verbindung pflegt. Die folgende Übersicht ordnet sie nur ein; die Einrichtung im Detail behandeln die verlinkten Beiträge. Gemeinsam ist allen Wegen, über die Belege laufen, dass Lexware Office der Ort bleibt, an dem der Beleg entsteht und archiviert wird.

Das Partnerverzeichnis auf der Lexware-Website lässt sich nach der Kategorie CRM filtern. Ob ein bestimmtes CRM als Erweiterung dabei ist, sehen Sie dort am schnellsten. Plattformen wie n8n oder Make greifen dagegen direkt auf die Schnittstelle zu; was jede davon mit Lexware Office kann, steht im Beitrag zum Automatisieren mit n8n, Make und Zapier. Wer selbst entwickelt, findet Aufbau, Endpunkte und erste Rechnung im Einstieg in die Lexware Office API.

Für die Desktop-Programme gilt diese Übersicht nicht. Die Public API, um die es hier geht, gehört zu Lexware Office. Für die Lexware warenwirtschaft nennt die Produktseite stattdessen die eingebaute Schnittstelle zum cobra-CRM sowie „Stammdatenimport, Datenexport zur Buchhaltung (ASCII)"; für die übrigen Desktop-Programme haben wir das nicht geprüft. Wer bei der warenwirtschaft bleibt, nutzt also die cobra-Schnittstelle oder den Import. Eine Echtzeit-Anbindung eines anderen CRM ist dort nicht vorgesehen; wer sie braucht, landet praktisch bei Lexware Office.

Welcher Tarif passt zur CRM-Anbindung?

Die Antwort hängt daran, ob Ihr CRM über eine Partner-Erweiterung oder über die Programmierschnittstelle mit Lexware spricht. Für die Schnittstelle ist die Lage eindeutig: Laut der Funktionsseite zur Public API steht sie „aktuell ab der Lexware Office Version XL zur Verfügung". Damit hängt alles, was sich mit einem eigenen API-Schlüssel anmeldet, am größten Tarif: selbst gebaute Abläufe in n8n, Make, Zapier oder im eigenen Code ebenso wie fertige Verbindungen, die einen API-Schlüssel verlangen.

Mit einer Partner-Erweiterung kommen Sie günstiger hinein; nutzbar sind sie laut Preisseite in allen Tarifen. Die Hilfeseite zu fehlenden Vertragsfunktionen nennt Tarif M als Untergrenze für das Erstellen von Ausgangsbelegen; Sonderfälle wie Belege auf Englisch, Rechnungen ins Ausland oder mit EU-Steuersätzen gibt es erst in XL. Ein CRM, das Rechnungen in Lexware Office anlegt, verlangt also mindestens M, mit Auslandskunden XL. Welche Funktionen eine bestimmte Erweiterung tatsächlich nutzt, steht in deren Beschreibung; fragen Sie im Zweifel beim Anbieter nach.

Rechnen Sie den Tarif deshalb vom gewünschten Ablauf her, nicht vom Preis. Der Unterschied zwischen M und XL beträgt laut Preisseite 20 € netto im Monat. Bleibt es bei einer Partner-Erweiterung, sparen Sie diesen Betrag mit M; dafür kommt die eigene Gebühr der Erweiterung dazu. Erst wer später einen eigenen Ablauf über die Schnittstelle braucht, muss auf XL wechseln. Falls zusätzlich die Steuerkanzlei angebunden werden soll, hilft der Überblick, wie Lexware Daten an DATEV übergibt, denn diese Verbindung ist laut Lexware in allen Tarifen enthalten.

Wie vermeiden Sie doppelte Kontakte zwischen CRM und Lexware?

Indem genau ein System Kontakte anlegen darf und das andere nur nachzieht. Dubletten sind bei dieser Verbindung teurer als üblich, weil Lexware Office sie laut dem ausführlichen Hilfe-Artikel nicht automatisch zusammenführt. Die Angaben dazu widersprechen sich allerdings: Die Kontaktmanager-Übersicht nennt „doppelte Kontakte zusammenführen" als Funktion, der ausführlichere Hilfe-Artikel zu doppelten Kunden, Stand 8. September 2026, sagt, eine automatische Funktion dafür biete Lexware Office „aktuell nicht", und beschreibt zwei Handwege.

Diese beiden Wege sehen so aus. Entweder Sie archivieren die Dublette; die Umsätze bleiben dann auf zwei Karteikarten verteilt. Oder Sie hängen alle Belege auf den richtigen Kontakt um und löschen danach den falschen, was aber nur bei Belegen geht, die noch nicht festgeschrieben sind. Beides ist Handarbeit, die eine saubere Verbindung von vornherein vermeidet.

Technisch hilft ein fester Abgleichsschlüssel. Laut Entwicklerdokumentation von Lexware lassen sich Kontakte über die Schnittstelle nach E-Mail, Name und Kundennummer filtern, eine eingebaute Prüfung, ob ein Kontakt schon existiert, gibt es aber nicht. Vorsicht beim Abgleich nur über die E-Mail: Der Filter findet auch Teiltreffer, und ein Unterstrich gilt als Platzhalter für ein beliebiges Zeichen, sodass eine Suche mehrere Kontakte liefern kann. Die Suche vor dem Anlegen muss also Ihr CRM oder Ihre Erweiterung erledigen. Wer Kontakte zurück ins CRM spiegeln will, kann Änderungen über Ereignisse wie contact.changed abonnieren, statt regelmäßig alles abzufragen.

Was gilt für Rechnungen, die schon in Lexware liegen?

Sobald eine Rechnung in Lexware Office liegt, kann das CRM sie über die Schnittstelle nicht mehr ändern, auch nicht als Entwurf. Einen Entwurf korrigiert jemand direkt in Lexware; nach dem Abschluss bleibt nur eine Stornorechnung oder eine Gutschrift.

Sinnvoll ist deshalb oft, die Rechnung zunächst als Entwurf zu übergeben, den jemand in Lexware prüft und abschließt. Warum die Schnittstelle hier keinen Spielraum lässt und was das technisch bedeutet, erklärt der oben verlinkte API-Beitrag.

Die Gegenrichtung ist genauso wichtig. Ändert jemand nach dem Abschluss im CRM noch Positionen am Deal, entsteht eine Lücke zwischen Angebot und Rechnung, die keiner bemerkt. Eine einfache Regel hilft: Mit der Übergabe an Lexware wird der Deal im CRM für Preisänderungen gesperrt oder zumindest markiert. Nachträge laufen dann als eigener Deal oder als Rechnungskorrektur in der Buchhaltung, nie als stille Änderung am alten Vorgang.

Wie sieht das mit Pipedrive als CRM aus?

Pipedrive passt in die beschriebene Arbeitsteilung, weil es selbst keine Rechnungen schreibt. Personen und Organisationen werden in Pipedrive gepflegt, der gewonnene Deal löst die Rechnung in Lexware Office aus, und Zahlungsstatus oder Rechnungsnummer wandern bei Bedarf zurück an den Deal. Eine offizielle Verbindung von Pipedrive oder Lexware für diesen Weg gibt es nicht. Fertige Verbindungen gibt es als Drittanbieter-App im Pipedrive Marketplace.

Wie die einzelnen Varianten aufgebaut sind und in welcher Reihenfolge Sie die Verbindung einrichten, beschreibt der Beitrag zum Verbinden von lexoffice mit Pipedrive. Für die Frage, welche Pipedrive-Felder in die Rechnung gehören und welche Daten besser im CRM bleiben, ist er der bessere Startpunkt als dieser Überblick. Dort finden Sie auch die typischen Fehlerbilder aus dem laufenden Betrieb.

Für Pipedrive-Nutzer planen wir mit lexoffice Sync eine eigene Lösung, die Personen abgleicht und gewonnene Deals als Beleg übergibt. Heute ist sie noch nicht verfügbar: angekündigt für das laufende vierte Quartal 2026, im Moment ruht sie, bis die Umstellung der Lexware-Schnittstelle nachgezogen ist. Sie meldet sich per API-Schlüssel an und braucht damit den Tarif XL; gepflegt wird die Verbindung von uns. Bis sie erscheint, nutzen Sie einen der Wege aus der Übersicht oben.

Reicht Lexware ohne CRM für Ihr Unternehmen?

Das hängt an drei Fragen. Wie viele Menschen verkaufen bei Ihnen? Wie lange dauert es vom ersten Kontakt bis zum Auftrag? Und wie viele offene Angebote laufen gleichzeitig? Bei einer Person, kurzen Wegen und einer überschaubaren Zahl von Angeboten deckt der Kontaktmanager ab Tarif M mit Historie, Aufgaben und Notizen viel ab.

Sobald mehrere Personen verkaufen oder Angebote über Wochen nachgefasst werden, stößt er an seine Grenze. Dann lohnt ein CRM, und der Aufwand verschiebt sich auf die Verbindung: Wer führt die Kontakte, wann wird aus dem Deal ein Beleg, und wer prüft ihn vor dem Abschluss? Diese drei Entscheidungen sind wichtiger als die Wahl des Werkzeugs, mit dem die Daten fließen. Wenn Sie wissen wollen, welcher Weg zu Ihrem Ablauf passt, schreiben Sie uns, wie Ihre Rechnungen heute entstehen.

Häufige Fragen

Ist der Kundenmanager in Lexware Office ein CRM? Er ist eine Kundenkartei mit Verlauf, Notizen und Aufgaben. Lexware ordnet ihn auf der Preisseite unter „Kunden, Lieferanten & CRM" ein, eine Vertriebspipeline mit Verkaufschancen und Phasen enthält er aber nicht.

Gibt es ein lexoffice CRM unter altem Namen? Nein. lexoffice heißt heute Lexware Office, und gemeint ist mit „lexoffice CRM" in der Regel derselbe Kontaktmanager.

Brauche ich für ein CRM für Lexware zwingend den Tarif XL? Für alles, was über einen eigenen API-Schlüssel läuft: eigene Abläufe mit n8n, Make oder Zapier, eigene Entwicklung und fertige Verbindungen, die sich per API-Schlüssel anmelden. Erweiterungen aus dem Lexware-Partnerverzeichnis legen Ausgangsbelege laut Lexware-Hilfe schon ab Tarif M an. Englischsprachige Rechnungen, Rechnungen ins Ausland und solche mit EU-Steuersätzen verlangen aber auch dort XL.

Kann ich Kontakte ohne Schnittstelle übertragen? Lexware Office bietet laut Hilfe einen CSV-Export der Kunden und einen Kontakt-Import; ob beides in jedem Tarif enthalten ist, nennt die Hilfe nicht. Das eignet sich für einen einmaligen Umzug, nicht für einen laufenden Abgleich, weil jede spätere Änderung wieder von Hand nachgezogen werden muss.